LOS 10 ERRORES QUE LOS EJECUTIVOS COMETENEN EN LOS MAILS

1. Usar encabezados vagos. Palabras como "Reunión", "Actualización" o "Pregunta" no ofrecen valor como encabezado. Maximice el mensaje en el encabezado. Los usuarios de agendas electrónicas entenderán antes el mensaje; todos agradecerán un resumen claro. En un cinco o diez palabras se pueden comunicar muchas cosas: "Tus Tareas de la Última Reunión" o "Juan: ¿Reunión el martes a las 10:00 con Informe Listo?
   
   
2. Esconder las noticias
   Presente antes que nada los puntos importantes: ponga fechas y plazos de entrega en las primeras tres líneas del mensaje (si no lo ha hecho en el encabezado). Las limitaciones de las agendas personales, las presiones de tiempo y las diferencias culturales hacen que muchos lectores no sigan leyendo.
   
   
3. Esconderse detrás del campo "CCO": como mucho, el campo de "copia oculta" es arriesgado y riesgoso. Y como poco, es engañoso y poco ético. Además, quienes reciben un mensaje oculto a veces hacen clic a "Contestar a Todos", poniendo al descubierto el engaño. En su lugar, envíe el mensaje inicial y no haga copia oculta a nadie. Después, reenvíe el mensaje a otras personas con una breve explicación.
   
   
4. No dejar de arreglar los problemas causados por anteriores respuestas o reenvíos. Muy pocos lectores se toman la molestia de leer toda la serie de mensajes anteriores.
   
   - Deje clara su posición, incluso si el contexto viene después en la serie de correos posteriores. "Sí" ayuda menos que "Sí, tendrás fondos para contratar a cinco trabajadores temporales".
   - Resuma la discusión hasta el momento: "Ver abajo: I + D quiere más tiempo pero Ventas se arriesga a perder clientes si no actuamos ahora".
   - Ponga presión en el tema principal cuando sea necesario: "Centrémonos en el costo ahora y hablemos de la moral y reparto de beneficios en la próxima reunión".
   
   
5. Ignorar la gramática y otros aspectos de estilo. Las agendas electrónicas nos han concedido cierta flexibilidad para ser un poco descuidados, lo que quiere decir que impresionará más a sus lectores si escribe con más precisión.
   
   - Siga las reglas de ortografía y ponga mayúsculas.
   - Piense bien sobre el tono que transmite la puntuación diferente. "Querida María" es estándar, neutral; "Querida María:" es profesional, quizás distante; "¡Querida María!" es informal, quizás demasiado; y "Querida María." anticipa malas noticias.
   - Evite excederse con signos de alta prioridad, colores que desorientan o fondos complejos.
   
   
6. Evitar correos electrónicos demasiado largos.
   En ocasiones, los mensajes más extensos son los que mejor funcionan, ya que pueden ayudar a evitar problemas de seguridad o de adjuntar documentos. No tema los e-mails extensos, pero esboce su estructura y motive la lectura al principio del mensaje.
   
   - Provea 'un comentario detallado' que permita a los lectores extraer la información clave: "Aquí he incluido información sobre antecedentes, costos, fechas de implementación y posibles problemas".
   - Enfatice la respuesta específica que busque: "Por favor, déjenme saber antes del lunes cómo afectará este proyecto a vuestro equipo".
   
   
7. Poner todo junto en párrafos complejos e inaccesibles. Que un mensaje sea largo no desalienta la lectura, pero sí su complejidad.
   -Mantenga cortos sus párrafos, idealmente no más de tres a cinco líneas.
   -Abra cada párrafo con una frase clave.
   -Use los encabezados de cada sección (en mayúsculas) para facilitar la extracción de la información más relevante.
   -Incluya líneas en blanco entre párrafos y encabezados de sección.
   
   
8. Desatender a los seres humanos que están al otro lado. Los correos electrónicos viajan entre personas de carne y hueso, incluso a pesar de que no nos vemos u oímos directamente.
   
   -Elogie de manera directa. "Buen trabajo" es corto pero puede funcionar de maravilla. Desear a alguien un buen fin de semana al final de un e-mail puede agradar al destinatario.
   -Evite asignar culpas o transmitir reacciones negativas por correo electrónico. En su lugar, hable con la persona.
   - Evite el sarcasmo, el tono mordaz, bromas subidas de tono, o comentarios inapropiados —todos estos elementos por e-mail tienden a confundir, desorientar o no causar la reacción esperada.
   
   
9. Pensar qué es lo que va mejor con el correo electrónico. El e-mail no es siempre la mejor manera de comunicarse.
   
   -¿Necesita una respuesta rápida de alguien? Vaya a su escritorio.
   -¿Quiere una respuesta rápida a varios mensajes no respondidos? Llame por teléfono.
   -¿Busca más seriedad? Mande una carta.
   
   
10. Olvidarse que el correo electrónico dura para siempre. Muchos leen, envian y borran e-mails a velocidades vertiginosas. Pero no se olvide que los mensajes se quedan en el servidor en algún sitio como una prueba fácil de cualquier ofensa, ofuscación o error que haya cometido